REGULAMIN WYDARZENIA
‘’PODSUMOWANIE ROKU 2023 W PIONIE OBSŁUGI KLIENTA’’
ORGANIZOWANEGO W DNIACH 5-6 KWIETNIA 2024 R. W ŁODZI
PRZEZ KRUK S.A. Z SIEDZIBĄ WE WROCŁAWIU

§ 1 Przedmiot Regulaminu

1. Regulamin dotyczy zamkniętego wydarzenia „Podsumowanie roku 2023 w Pionie Obsługi Klienta” organizowanego dla pracowników KRUK S.A. z siedzibą we Wrocławiu (dalej jako: „Wydarzenie”), które odbędzie się od 5 kwietnia 2024 r. od godz. 12.00 do dnia 6 kwietnia do godziny 02.00 w sali konferencyjnej Hotelu Vienna House Andel`s Łódź, ul. Ogrodowa 17, 91-056 Łódź (dalej jako: „Obiekt”). Sala stanowi część Obiektu, dlatego też zapisy odnoszące się do Obiektu mają zastosowanie również do Sali.
2. Organizatorem Wydarzenia jest spółka KRUK S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wołowska 8, 51-116 Wrocław, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000240829 o kapitale zakładowym w wysokości 19.318.790,00 zł, kapitał wpłacony w całości, posiadająca numer identyfikacji podatkowej REGON: 931189985, NIP: 8942389605 (dalej jako: „Organizator”).
3. Każdy pracownik Organizatora uczestniczący w Wydarzeniu zobowiązany jest zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych uczestników Wydarzenia oraz do zapoznania się z tym Regulaminem (dalej jako: „Regulamin”), jak również z regulaminem Obiektu, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu (dalej jako: „Regulamin Obiektu”).
4. Wejście na teren Obiektu w okresie wskazanym w ust. 1 powyżej oznacza, że Uczestnik Wydarzenia zobowiązany jest przestrzegać zasad postępowania określonych w niniejszym Regulaminie i Regulaminie Obiektu, stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.
5. Wydarzenie nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 616 z późn. zm.).

§ 2 Wstęp na Wydarzenie

1. Wydarzenie składa się z dwóch części. Pierwsza część Wydarzenia – Konferencja, organizowana w dniu 5 kwietnia 2024 r. w godzinach od 12.00 do 16.00. Druga część Wydarzenia – Gala, organizowana od dnia 5 kwietnia 2024 r. od godz. 19.00 do dnia 6 kwietnia 2024 r. do godz. 02.00. Zapisy w treści Regulaminu odnoszące się do Wydarzenia, mają odpowiednie zastosowanie do poszczególnych części Wydarzenia.
2. Program Wydarzenia znajduje się na stronie internetowej pod adresem www.gala.kruk.eu w zakładce Agenda.
3. Uprawnionymi do udziału w Wydarzeniu są pracownicy Organizatora z Pionu Obsługi Klienta oraz zaproszeni przez Organizatora goście, jeżeli zostali uwzględnieni na liście uczestników (dalej jako: „Uczestnik Wydarzenia”, „Uczestnik” lub „Uczestnicy Wydarzenia”). Wstęp na Wydarzenie możliwy będzie jedynie przez wejścia do tego wyznaczone w Obiekcie. Wydarzenie stanowi imprezę niebiletowaną i ma charakter zamknięty. Uczestnicy Wydarzenia otrzymają podczas rejestracji w Obiekcie opaski z logo KRUK S.A.
4. Warunkiem uczestnictwa w Wydarzeniu jest rejestracja poprzez wypełnienie i przesłanie do Organizatora formularza zgłoszeniowego w terminie do dnia 04.03.2024 r. , który jest udostępniony na stronie internetowej Wydarzenia pod adresem www.gala.kruk.eu. Zarejestrowanie się na udział w Wydarzeniu jest równoznaczne z zaakceptowaniem i zobowiązaniem się do przestrzegania postanowień Regulaminu przez Uczestnika Wydarzenia. Uczestnicy zostaną powiadomieni przez Organizatora o uruchomieniu strony internetowej Wydarzenia oraz rozpoczęciu zapisów do udziału w Wydarzeniu za pośrednictwem służbowej poczty email w dniu 21.02.2024 r.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszeń uczestnictwa w Wydarzeniu, otrzymanych po terminie rejestracji, tj. po 04.03.2024 r.
6. Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są bez zbędnej zwłoki opuścić Wydarzenie (salę konferencyjną w Obiekcie), nie później jednak niż do dnia 6 kwietnia 2024 r. do godziny 02:00.
7. Na teren Wydarzenia zakaz wstępu lub przebywania mają osoby naruszające przepisy prawa oraz postanowienia niniejszego Regulaminu, a w szczególności osoby:
   a) nie uwzględnione przez Organizatora na liście Uczestników Wydarzenia,
   b) które odmawiają poddania się czynności sprawdzenia imienia i nazwiska na liście Uczestników Wydarzenia lub nieposiadające dokumentów umożliwiających ustalenie tożsamości,
   c) znajdujące się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających środków przed rozpoczęciem Wydarzenia lub też w jego trakcie,
   d) zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzające zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego,
   e) co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że w miejscu i w czasie trwania Wydarzenia mogą stwarzać zagrożenie dla jego bezpieczeństwa pozostałych Uczestników Wydarzenia bądź dla Obiektu.
8. Usunięte z miejsca Wydarzenia zostaną osoby, które swoim zachowaniem zakłócają porządek publiczny lub zachowują się niezgodnie z Regulaminem Obiektu lub niniejszym Regulaminem.
9. Usunięcie Uczestnika z Wydarzenia przez służbę porządkową w Obiekcie, w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w niniejszym Regulaminie, odbywa się na jego wyłączny koszt i ryzyko.

§ 3 Obowiązki i prawa Uczestnika Wydarzenia

1. Uczestnik Wydarzenia zobowiązany jest do informowania Organizatora lub służby porządkowej w Obiekcie o zauważonym niebezpieczeństwie na terenie Obiektu w trakcie Wydarzenia, w szczególności o pożarze, zagrożeniu życia, zdrowia ludzkiego lub mienia.
2. Zabrania się naruszać nietykalności fizycznej innych Uczestników Wydarzenia, a także niszczenia mienia, w szczególności stanowiącego własność Obiektu czy też innych Uczestników Wydarzenia. Uczestnicy Wydarzenia ponoszą odpowiedzialność za swoje zachowanie w trakcie Wydarzenia, w tym ponoszą odpowiedzialność prawną i finansową za wyrządzone przez siebie szkody.
3. W przypadku korzystania w trakcie Wydarzenia z udostępnionych przez Organizatora atrakcji, Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są bezwzględnie podporządkować się instrukcjom obsługi danej atrakcji. Zabrania się samodzielnego włączania lub wyłączania atrakcji, samodzielnej obsługi atrakcji, jak również podejmowania innych działań w tym zakresie. Za uszkodzenie atrakcji w opisanym powyżej przypadku odpowiedzialność ponosi Uczestnik Wydarzenia.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie pozostawione przez Uczestnika Wydarzenia na terenie Obiektu w trakcie Wydarzenia, w szczególności za rzeczy osobiste Uczestnika Wydarzenia.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenie mienia Uczestnika Wydarzenia przez innego Uczestnika Wydarzenia.
6. Uczestnicy Wydarzenia, korzystający z oferty noclegowej Obiektu, zobowiązani są do przestrzegania zasad wynikających z Regulaminu Obiektu, w szczególności odnoszących się do kwestii zameldowania i wymeldowania gości hotelowych z pokoi hotelowych w Obiekcie:
   a) doba hotelowa trwa od godziny 15.00 w dniu 5 kwietnia 2024 r. do godziny 12.00 w dniu 6 kwietnia 2024 r.,
   b) przedłużenia pobytu, poza okres wskazany powyżej, Uczestnik Wydarzenia powinien zgłosić w recepcji Obiektu do godziny 10.00 w dniu 6 kwietnia 2024 r. Obiekt przedłuży Uczestnikowi pobyt w miarę posiadanych możliwości,
   c) niewymeldowanie się z pokoju hotelowego Obiektu w terminie, o którym mowa w pkt a) powyżej, jak również przedłużenie pobytu zgłoszone przez Uczestnika Wydarzenia, o którym mowa w pkt
   b) powyżej, spowoduje obciążenie Uczestnika Wydarzenia kosztami kolejnej doby hotelowej, które to koszty Uczestnik ma obowiązek pokryć we własnym zakresie przy wymeldowaniu się z pokoju hotelowego.
   7. Koszty dodatkowych usług odpłatnych oferowanych przez Obiekt, a w szczególności usługi prania, mini-bar, zamówienie dodatkowych napojów lub dań, zostaną poniesione bezpośrednio przez Uczestnika korzystającego z usług dodatkowych. Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z ofertą usług dodatkowych Obiektu, a w przypadku skorzystania z usług dodatkowych, Uczestnik ma obowiązek pokryć koszty usług dodatkowych we własnym zakresie przy wymeldowaniu się z pokoju hotelowego.

§ 4 Dane osobowe oraz wizerunek

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Wydarzenia przetwarzanych na potrzeby Wydarzenia jest Organizator, tj. KRUK S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wołowska 8, 51-116 Wrocław.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z Organizatorem mailowo gala2024@kruksa.pl lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: dpo@kruksa.pl
3. Dane Uczestników będą przetwarzane w celu udziału w Wydarzeniu w związku ze zgłoszeniem uczestnictwa oraz zaakceptowaniem warunków udziału, co stanowi zawarcie umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem (podstawa przetwarzania art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
4. Organizator może także przetwarzać dane na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa przetwarzania art. 6 ust 1 lit. f RODO):
   a) w związku z dochodzeniem roszczeń,
   b) w związku z dokumentacją wydarzenia oraz promocją swojej działalności na wewnętrznych serwisach internetowych.
5. Na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizator może także przetwarzać wizerunek Uczestnika w celu promocji swojej działalności, a także budowania dobrego wizerunku pracodawcy.
6. Odbiorcami danych osobowych Uczestników mogą być wyłącznie podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Ponadto dane zostaną udostępnione podmiotom współpracującym z Organizatorem, w szczególności podmiotom świadczącym usługi dla Organizatora w trakcie Wydarzenia oraz usługi archiwizacji.
7. Dane osobowe związane z udokumentowaniem Wydarzenia będą przetwarzane przez 5 lat. W przypadku roszczeń dane będą przetwarzane do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane poza obszar EOG.
9. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje jej także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Organizatora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
10. Każdemu Uczestnikowi przysługuje także prawo wniesienia skargi na realizowane przez Organizatora przetwarzanie danych do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
11. Ww. uprawnienia (poza prawem do wniesienia skargi do organu nadzorczego) Uczestnik Wydarzenia może realizować przesyłając stosowne żądanie na adres Organizatora, tj. KRUK S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Wołowska 8, 51-116 Wrocław.
12. Organizator zapewnia dokumentację fotograficzną wydarzenia.
13. Gdy zarejestrowane wizerunki Uczestników będą stanowić jedynie szczegół całości, jak krajobraz, wówczas Organizator będzie rozpowszechniał je bez zgody Uczestnika, na podstawie art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509).
14. W takich wypadkach wizerunek może być rozpowszechniany bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w szczególności poprzez umieszczanie fotografii w serwisach internetowych Organizatora oraz w innych elektronicznych środkach przekazu zarządzanych lub wykorzystywanych w dowolnym zakresie przez Organizatora. Ponadto może być także zamieszczany w publikacjach i serwisach osób trzecich, z zastrzeżeniem, że muszą dotyczyć działalności Organizatora, tzn. zakazane jest wykorzystywanie tych zdjęć przez podmioty trzecie do ich własnych celów.
15. Wizerunek Uczestników nie będzie wykorzystywany w celach zarobkowych, a Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że z tytułu jego użycia nie przysługują im jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.
16. Jeżeli wizerunek Uczestnika nie spełnia warunku wskazanego w punkcie 13 tego paragrafu, wówczas wizerunek Uczestnika będzie rozpowszechniany przez Organizatora na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na promocji swojej działalności na wewnętrznych serwisach internetowych. Uczestnik ma prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie wizerunku zgodnie z informacją umieszczoną w pkt. 9 niniejszego paragrafu.

§ 5 Postanowienia końcowe

1. Uczestnik Wydarzenia nie może rejestrować, wykorzystywać ani przesyłać dźwięku lub obrazu Wydarzenia do użytku innego niż wyłącznie użytek prywatny.
2. Niniejszy Regulamin wraz z Regulaminem Obiektu są dostępne na stronie internetowej Wydarzenia pod adresem www.gala.kruk.eu i stanowią nieodłączny element formularza zgłoszeniowego do udziału w Wydarzeniu. Zarejestrowanie się przez Uczestnika poprzez formularz zgłoszeniowy, o który mowa w §2 ust. 4 Regulaminu, jest równoznaczne z zaakceptowaniem i zobowiązaniem się Uczestnika do przestrzegania postanowień Regulaminu oraz Regulaminu Obiektu.
3. Postępowanie reklamacyjne: wszelkie zastrzeżenia co do świadczenia przez Organizatora usług drogą elektroniczną Uczestnik zgłasza Organizatorowi w formie wiadomości e-mail na adres gala2024@kruksa.pl. Organizator udziela odpowiedzi w terminie 30 (trzydziestu) dni od dnia otrzymania reklamacji.
4. Załączniki do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część